GEBALLTES WISSEN
EINFACH ZUGÄNGLICH

Neben dem integrierten CMS und DMS bieten wir in der Haufe Suite auch den Zugriff auf Fachdatenbanken der Haufe Gruppe und deren integrierten Tools, sowie Zugang zu unserer Online Training Plattform. Sie können sich aus über 100 Haufe Fachdatenbanken Ihre individuellen Informationspakete zusammenstellen und damit vom Wissen unserer Fachredaktionen profitieren. Die Haufe Informationen werden automatisch und semantisch mit allen Ihren internen Inhalten verknüpft, d.h. Mitarbeiter- und Haufe Fachwissen finden unter einer Oberfläche zueinander.

Die Haufe Suite verfügt über ein Content-Managementsystem (CMS) mit dessen Hilfe Texte und Newsticker erstellt und publiziert werden können. Über das integrierte Planungstool kann festgelegt werden, zu welchem Datum die Texte den Nutzern verfügbar gemacht werden bzw. wann die Texte an der Oberfläche nicht mehr sichtbar sein sollen. Bei jeder Änderung eines Textes wird eine neue Version erzeugt, so dass auch Änderungen wieder rückgängig gemacht werden können. Über verschiedene Vorlagen können unterschiedliche Darstellungsformen gewählt werden, z.B. für einen Newsticker oder für eine FAQ-Liste etc.

Die Erfahrung der letzten Jahre in der Nutzung von Portalen zeigt, dass sich die Zahl derjenigen, die die Suche als zentrales Mittel verwenden, um zu Inhalten zu gelangen, ständig erhöht und mittlerweile mehr als 90 % ausmacht. Vor diesem Hintergrund setzen wir eine semantische Suchmaschine ein. Die von Haufe eingesetzte semantische Suche interpretiert die Eingaben des Mitarbeiters und führt ihn dann entsprechend zum gewünschten Ziel.

Verwandte Suchbegriffe
Neben dieser intelligenten Interpretation der Eingaben des Mitarbeiters bieten wir ihm auch den Komfort von verwandten Suchbegriffen.

Suchergebnisse einschränken
Werden dem Mitarbeiter nach einer Suche zu viele Treffer angeboten, so kann er nach diversen Kriterien die Suchergebnisse einschränken. Er kann z.B. die Ergebnisse nach Fachbereichen (Sozialversicherung, Steuern etc.) oder nach dem Typ, z.B. Dateien, Newsticker, Artikel etc. einschränken. Darüber hinaus kann er die Inhalte auch nach ihrem Datum filtern oder nach Relevanz und Datum sortieren.

Ähnliche Dokumente
Hat der Mitarbeiter eine Datei oder einen Artikel gefunden, so werden ihm am rechten Rand auch Dateien und Artikel angezeigt, die diesem ähnlich sind. Der Mitarbeiter erkennt dadurch sofort, ob es noch andere Dateien und Artikel gibt, die für ihn relevant sind. Die Qualität seiner Recherche wird dadurch erheblich verbessert und die Suchzeiten verkürzt. Im Ergebnis führt die semantische Hochleistungssuche also dazu, dass der Mitarbeiter sich sicher fühlen kann, bei der Recherche nichts übersehen zu haben (Erhöhung der Qualität) und, dass sich die Zeiten für die Recherche erheblich verringern. Zeit, die der Mitarbeiter für seine eigentliche Tätigkeit verwenden kann.

Neben dem Content-Managementsystem ist auch ein Dokumenten-Managementsystem (DMS) vorhanden. Im DMS können beliebige Arten von Dateien gespeichert werden. Beim Hochladen der Dateien können diese anhand von Vorlagen auch mit Metadaten angereichert werden. Auch eine automatisierte Kategorisierung ist möglich. Diese Kategorisierung wird z.B. zur Eingrenzung bei einer Suche verwendet. Alle Dateien werden versioniert, so dass auch auf frühere Versionen einer Datei zugegriffen werden kann.

Für CMS und DMS ist es möglich einen Dienst zur Benachrichtigung über Änderungen einzurichten. Sie können dabei definieren, welcher Personenkreis bei welchen Änderungen in welchem Turnus benachrichtigt werden soll.

Damit Ihre Mitarbeiter direkt aus den Office-Applikationen (Word, Excel, Powerpoint) im DMS abspeichern können, kann auch eine WebDAV-Anbindung realisiert werden. Es bedarf also keines Change-Prozesses, sondern die Mitarbeiter können mit ihren gewohnten Arbeitsmitteln arbeiten und nur den Speicherort ändern.

Der komplette Leistungsumfang der Haufe Suite ist „out of the box“ auf allen mobilen Endgeräten verfügbar. Die sogenannten „responsive Layouts“ passen sich flexibel der Bildschirmauflösung bzw. dem Endgerät an.

Das DMS ist nicht nur eine Dokumentenablage, sondern kann durch die integrierte Prozess- und Aufgabenmanagement-Lösung als Grundlage für beliebige Verwaltungsprozesse dienen. Mithilfe des Prozess- und Aufgabenmanagements können unterschiedlichste Prozesse und Aufgaben modelliert werden, z.B. auch Auftragsverwaltung, Vertragsmanagement, Freigabeprozesse etc. Damit sind Sie auch für zukünftige Herausforderungen bestens gerüstet.

Mit der Haufe Suite haben Sie Zugriff auf ein umfangreiches und ausgeklügeltes Rollen- und Rechtesystem. Sie können damit z.B. steuern, wem welche Dokumente zugänglich sind. Auch für administrative und redaktionelle Tätigkeiten im Portal können Sie entsprechende Rollen festlegen. Auch können Sie steuern, wer auf welche Portale Zugriff haben soll (multi-site-system) und auf welche Bereiche oder Portale Kunden Zugriff haben dürfen.

Die integrierten Möglichkeiten Blog und Forum erleichtern die moderne Kommunikation unter den Mitarbeitern und optimieren die Vermittlung relevanten Wissens. Selbstverständlich sind die Einträge hier auch in die semantische Suche integriert und Mitarbeiter finden auch solche Dokumente bei der Recherche.

Mit Hilfe des integrierten Wiki kann der einzelne Mitarbeiter das persönliche Wissen an andere Mitarbeiter weitergeben. Und jeder Mitarbeiter kann bereits vorhandene Texte entsprechend ergänzen und verfeinern. Ein Wiki bewahrt das Wissen und erhöht die Wissensproduktivität in einem Unternehmensportal. Auch das Wiki ist in die Suche der Haufe Suite integriert.

Um sich schnell einen Überblick über die Meinungen seiner Mitarbeiter zu verschiedenen Themen zu verschaffen, kann das integrierte Umfragetool verwendet werden. Mit wenigen Klicks können die Fragen und die Antwortmöglichkeiten definiert werden.

Ein gemeinsamer Terminkalender ermöglicht es sämtlichen Nutzern, Ereignisse einzustellen und zu verwalten. Über E-Mail, IM oder SMS können Benutzer an bevorstehende Ereignisse erinnert werden.

Über das Rollen- und Rechtesystem kann gesteuert werden, welcher Mitarbeiter welche Inhalte auf den jeweiligen Seiten sehen darf. Darüber hinaus kann sich der Mitarbeiter im Portal auch eigene Favoriten hinterlegen und sich somit seinen individuellen Zugang zu den Inhalten des Portals definieren.